Membangun Sistem Shift Ideal
BECKER.BIZ.ID-Menyusun sistem shift yang efektif merupakan salah satu tantangan utama dalam pengelolaan operasional bisnis, khususnya pada sektor yang melibatkan pelayanan langsung kepada konsumen. Tanpa perencanaan yang matang, bisnis dapat menghadapi ketidakseimbangan tenaga kerja baik kelebihan staf pada jam sepi maupun kekurangan staf saat jam ramai.
Kondisi ini tidak hanya mempengaruhi kualitas layanan, tetapi juga berdampak pada efisiensi biaya operasional yang pada akhirnya menentukan kinerja bisnis secara keseluruhan.
Untuk menghindari permasalahan tersebut, pemilik maupun pengelola bisnis perlu memahami beberapa kunci penting dalam perancangan sistem shift.
Mulai dari analisis pola kedatangan konsumen, pembagian komposisi karyawan yang tepat, pengaturan aktivitas operasional, hingga penentuan pola shift yang paling efisien.
Dengan memahami dan menerapkan prinsip-prinsip ini, bisnis dapat berjalan lebih optimal, layanan tetap prima, dan tenaga kerja dapat bekerja dengan ritme yang lebih teratur dan produktif.
Terdapat empat hal utama yang perlu diperhatikan ketika menyusun sistem shift.
1. Kita harus mengetahui persebaran konsumen selama satu hari operasional.
Sebagai contoh, jika waktu operasional dimulai pukul 10.00 hingga 22.00, kita perlu mengetahui jumlah konsumen pada setiap jam: pukul 10.00–11.00, 11.00–12.00, 12.00–13.00, dan seterusnya hingga waktu tutup.
Dengan memahami grafik pergerakan konsumen tersebut, kita dapat mengidentifikasi periode ramai dan periode sepi. Informasi ini sangat membantu untuk menyesuaikan jumlah SDM.
Jangan sampai saat kondisi sepi jumlah SDM berlebihan, sementara saat ramai justru kekurangan. Karena itu, memahami pola persebaran konsumen sangatlah penting.
2. Pastikan SDM atau karyawan ditempatkan dengan komposisi yang seimbang.
Sebagai contoh, pada jam-jam ramai, pastikan posisi penting di dapur maupun area layanan diisi oleh karyawan senior yang memiliki pengalaman dan kemampuan dalam menangani lalu lintas interaksi yang tinggi. Hindari kondisi di mana pada jam ramai justru didominasi oleh karyawan baru, sementara karyawan senior berada pada jam sepi.
Dengan memahami poin pertama, kita dapat menempatkan SDM secara tepat dari awal hingga akhir waktu operasional.
3. Seluruh aktivitas operasional harus diatur secara tertib, terdokumentasi, dan baku.
Pastikan tidak ada jadwal istirahat yang bertepatan dengan jam-jam ramai. Hindari karyawan beristirahat pada waktu dengan volume pelanggan tinggi.
Jadwal istirahat tidak harus dilakukan secara bersamaan. Pengaturan dapat dibuat agar setiap jam hanya satu atau dua orang yang beristirahat secara bergiliran.
4. Berdasarkan data tersebut, kita dapat menemukan pola shift yang paling efektif dan efisien untuk mendukung operasional.
Dengan memahami data konsumen, komposisi karyawan, serta pengaturan aktivitas operasional, kita dapat menyusun skema shift yang paling optimal.
Demikian empat poin penting yang dapat membantu dalam menyusun sistem shift yang efektif untuk bisnis Anda.
Semoga bermanfaat.(*)
COMMENTS