.jpg) |
| Pentingnya SOP dalam bisnis. (Foto: Dok istimewa) |
BECKER.BIZ.ID-SOP dalam bisnis kuliner merupakan elemen penting bagi para pelaku usaha. Banyak bisnis kuliner yang pada awalnya ramai namun kemudian menurun karena SOP tidak berjalan dengan baik.
Sering ditemukan bahwa rasa atau pelayanan pada suatu cabang berbeda dengan cabang lainnya, sehingga membuat konsumen enggan kembali.
Hal ini umumnya terjadi karena SOP tidak diterapkan secara konsisten. Lalu, SOP seperti apa yang harus dibuat? Mari kita kupas bersama.
Sebagai catatan, langkah-langkah SOP yang dibagikan ini dibuat dengan asumsi bahwa pemilik bisnis memulai usahanya dari nol dan belum memiliki anggaran untuk membayar konsultan SOP atau konsultan resep, sehingga seluruh proses dikerjakan secara mandiri.
Langkah Membuat SOP yang Praktis untuk UMKM Kuliner
1. Merekam semua kegiatan dalam bentuk video.
Apa pun yang dilakukan mulai dari membuat bumbu, teknik memasak, cara penyajian, menyapa konsumen, memotong ayam, hingga menyimpan bahan sisa—rekam seluruh aktivitas harian saat berjualan. Gunakan kamera dan tripod untuk mendapatkan hasil yang stabil dan detail. Jika memungkinkan, berikan penjelasan saat merekam. Contohnya: “Sambal ini harus diblender kasar selama tiga detik agar teksturnya tetap terasa. Setelah itu, siram dengan minyak mendidih. Untuk satu kilogram cabai, gunakan 200 ml minyak panas.”
2. Membuat dokumen tertulis berdasarkan video tersebut.
Setelah seluruh proses direkam dengan detail, tonton ulang video satu per satu, lalu tuliskan semua proses serta penjelasan yang terlihat dan terdengar.
Jika Kamu tidak memiliki waktu karena kesibukan atau konsumen sedang ramai, carilah anak magang untuk membantu membuat dokumentasi tertulis dari seluruh video tersebut. Semua aktivitas, bahkan mengepel lantai jika direkam, harus dituangkan dalam bentuk teks.
3. Memeriksa kembali dokumen yang telah dituliskan.
Setelah semua proses terdokumentasi,Kamu wajib meluangkan waktu untuk memverifikasi apakah semuanya sudah sesuai dengan pengalaman, pengetahuan, dan video yang sudah dibuat.
Pada tahap ini biasanya ditemukan perbedaan antara yang terlihat pada video dan yang seharusnya terjadi. Hal tersebut wajar dan menjadi pembelajaran agar pembuatan SOP tidak dianggap sepele.
Bahkan pemilik usaha saja dapat menemukan banyak perbedaan, apalagi karyawan. Lakukan revisi secara detail dan bertahap, tidak perlu terburu-buru yang penting konsisten.
4. Membuat video ulang berdasarkan dokumen revisi.
Setelah dokumen revisi selesai, buat kembali video yang sesuai dengan pedoman tersebut. Pada tahap ini, video dapat dibuat lebih baik, misalnya menggunakan videomaker atau perangkat editing profesional, karena video ini akan dipakai untuk jangka panjang sebagai bahan pelatihan karyawan. Usahakan agar tidak ada revisi lagi, terutama jika menggunakan jasa vendor video.
Berinvestasilah sedikit untuk kualitas video karena ketika bisnis berkembang, video SOP menjadi kunci konsistensi operasional.
5. Siapkan perangkat pendukung seperti telepon seluler, televisi, atau LMS (Learning Management System).
Setelah video selesai, siapkan alat yang akan digunakan untuk menontonnya. Pilihan paling sederhana adalah telepon seluler kantor agar file tetap aman. Alternatif lainnya adalah TV digital atau LMS seperti yang digunakan brand besar.
LMS dapat disesuaikan dengan kebutuhan, misalnya penjadwalan tayangan video atau tes tertulis digital. Apakah video boleh dibagikan melalui grup Telegram atau WhatsApp?
Bisa saja, namun risikonya tinggi karena file mudah tersebar. Lebih aman menggunakan perangkat khusus kantor.
6. Melakukan uji coba dengan menonton dan mempraktikkan.
Setelah video siap dan perangkat tersedia, lakukan uji coba pada karyawan, misalnya karyawan baru. Minta mereka menonton video lalu mempraktikkan isinya. Amati hasilnya apakah sudah sesuai, apakah perlu diperbaiki, atau bahkan perlu dibuat ulang videonya. Secara logis, jika praktik sesuai dengan video, hasilnya akan sama kecuali terdapat kendala pada sumber daya manusia.
7. Membuat jadwal menonton SOP secara rutin serta mengadakan tes tertulis.
Setelah semua berjalan lancar, buat jadwal rutin menonton SOP untuk seluruh bagian. Pengulangan adalah kunci konsistensi.
Misalnya, kasir wajib menonton video sebelum outlet dibuka; karyawan bagian layanan pun demikian.
Selain itu, lakukan audit dan tes rutin, misalnya setiap satu bulan. Tes dapat dibuat sederhana seperti: “Lap untuk membersihkan meja berwarna apa?” atau “Tuliskan urutan membersihkan meja.”
8. Menentukan KPI, reward, dan punishment.
SOP hanya berjalan jika ada indikator kinerja, penghargaan, dan konsekuensi.
Kamu wajib menentukan KPI setiap posisi, beserta reward dan punishment-nya. Jika tidak, akan ada karyawan yang mengabaikan SOP.
Contohnya, untuk karyawan layanan, KPI dapat diambil dari ulasan konsumen mengenai keramahan, kebersihan, dan kecepatan. Jika mencapai target, karyawan berhak mendapat bonus.
9. Melakukan review SOP secara berkala.
Pastikan SOP dan implementasinya selalu dievaluasi. Catat setiap masukan, masalah, dan keluhan yang muncul di lapangan. Periksa apakah masalah berasal dari SOP, implementasi, atau sumber daya manusia. Mungkin pula ada hal baru yang perlu ditambahkan ke SOP.
10. Pengawasan lapangan yang ketat.
Meskipun SOP sudah berjalan baik, pengawasan tetap perlu dilakukan secara rutin, baik oleh manajer, supervisor, pemilik, maupun pihak ketiga seperti mystery shopper.
Demikianlah sepuluh langkah membuat SOP untuk UMKM dan UKM yang dapat langsung dipraktikkan. Mari segera beraksi agar SOP bisnis kita menjadi lebih baik. (*)
